Quand Eleanor Vermeer a rejoint Helio Group comme Head of People, la première chose sur son bureau était le contrat de pension. Il avait quatorze ans, signé par quelqu'un qui était déjà pensionné avant même que la moindre personne de son équipe actuelle ne soit engagée.
Helio est un fabricant industriel. 832 employés répartis sur trois sites anversois. La pension, sur le papier, était généreuse : 3,2 % du brut, payée par l'employeur, . Le problème n'était pas la ligne sur la feuille. Le problème était qu'aucune de ces 832 personnes ne pouvait vous dire ce que c'était vraiment.
Le problème caché dans la lettre du courtier.
Chaque février, le courtier de Helio envoyait une lettre de quatre pages à chaque employé. Elle reprenait leur réserve, le rendement technique de l'assureur pour l'année, et un solde projeté à 67 ans.
Eleanor a sorti les chiffres d'engagement. Sur 832 employés, 34 avaient ouvert la version numérique l'année précédente. Sur ces 34, le temps moyen passé sur la page était de 47 secondes.
34 personnes. Sur 832. Nous payions 2,1 millions d'euros par an pour un avantage que notre équipe ne prenait même pas la peine de regarder.
Le contrat comportait trois problèmes plus profonds qu'elle n'avait pas vus dans l'audit. Les frais sur encours étaient de 0,92 %, invisibles pour les membres mais cumulés sur plus de trente ans. Le portefeuille était composé à 100 % d'obligations d'État belges et de produits du bilan de l'assureur, avec un rendement inférieur à l'inflation depuis 2018. Et le courtier prélevait une commission annuelle de 0,4 % de la prime brute que personne dans l'équipe d'Eleanor n'avait jamais fait remonter en interne.
À quoi la transition a vraiment ressemblé.
Eleanor a rencontré Warren en mars, signé début avril, et Helio est passé en production peu après. Le travail est revenu à Warren, pas à son équipe.
Le plan s'est déroulé en trois mouvements. Warren a géré la notification et la reprise du courtier. L'équipe RH de Helio a choisi le moment du lancement, rédigé une note interne de 200 mots, et sélectionné trois équipes pour les intégrer en premier comme pilotes. La communication est partie par département, avec la photo du responsable de site sur l'e-mail plutôt que celle d'Eleanor. Un petit choix éditorial qui a doublé les taux d'ouverture.
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D'abord un pilote, puis par vagues.
Trois équipes sont passées en premier. Leurs retours ont façonné les textes d'onboarding de la deuxième vague et la bibliothèque de prompts IA avant que quiconque d'autre ne les voie.
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Le responsable de site comme visage.
Les e-mails d'activation venaient du site manager local, pas des RH corporate. Les taux d'ouverture ont doublé. Les connexions de la première semaine aussi.
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Fiche de paie décodée dès la semaine 1.
La vue fiche de paie de Warren était la première chose que les nouveaux membres voyaient. À la semaine 4, 78 % de l'équipe de Helio l'avait ouverte au moins deux fois.
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Un seul reporting par trimestre.
Le conseil voit désormais l'adoption par équipe, par trimestre. Le CFO reçoit la même ligne sur la feuille, avec un graphique.
Ce que cela a apporté pour les trente prochaines années.
Six mois après le lancement, les membres actifs hebdomadaires étaient à 78 %. Le NPS des membres s'est établi à +62, soit 58 points de plus que lors de la dernière enquête d'engagement. La commission du courtier, le frein des frais sur encours, l'exposition au bilan de l'assureur. Disparus.
Le reporting suivant d'Eleanor au conseil a duré quinze minutes. La pension était, pour la première fois en quatorze ans, une ligne sur la feuille sur laquelle le comité de direction posait des questions, et les réponses se trouvaient sur un tableau de bord, par équipe, en temps réel.
Ce n'est plus un « truc de pension ». C'est l'avantage avec lequel nos recruteurs ouvrent au deuxième entretien.
Projeté sur la trajectoire de cotisation de Helio, le passage de frais sur encours de 0,92 % à un forfait de 20 € par membre et par mois ajoute environ 48.200 € de capital pension supplémentaire au solde d'un ingénieur de 32 ans à 67 ans, comparé à l'ancien contrat. Multiplié sur 832 employés, c'est le genre de chiffre qui finit dans le prochain manifeste.